I pandemins kölvatten – en unik möjlighet att omdefiniera arbetsplatsen

När vi nu ser en ljusning i pandemimörkret och restriktioner släpps både här hemma och globalt uppstår en ny möjlighet, eller ett nytt problem beroende på perspektiv. När vi ska organisera vårt arbete efter pandemin menar vi att det är dags att våga experimentera och omdefiniera arbetsplatsen.

I vårt arbete med förändringsprocesser och kontakter med mängder av organisationer märker vi liksom alla andra att anpassning till livet efter pandemin är i full gång. Mot bakgrund av detta vill vi gärna dela med oss av några iakttagelser, våra tankar om en möjlig väg framåt och förslag på ett konstruktivt förhållningssätt.

Mycket bra görs och stora ansträngningar riktas mot att utveckla strategier, processer och kultur för att möta det nya. Men vi ser även en del mindre kloka beslut.

Stora och snabba förändringar är utmanande och sätter både individer och hela organisationer på prov. Att fatta rätt beslut och forma en bärande strategi för förändringen kan i dessa lägen vara svårt, och risken är uppenbar att trampa i förändringsarbetets klassiska fallgropar:
• beslutsfattare kör över människor i förändringen och möts av kraftigt motstånd och tappad arbetsglädje
• beslutsfattare gör sig för ensamma i processen och tappar kraften i den kollektiva intelligensen
• tempot och komplexiteten medför ofta stress som kan leda till ryggmärgsbeslut baserade på gamla principer.

Jobba hemma

Tillbaka till kontoret – eller inte?
Vi hör att det pratas om tillbakagång till kontoren, men frågan är om vi verkligen går tillbaka till något vi känner till sen tidigare? Vi tror att det är riskfyllt att tänka återgång eftersom det inte är något välbekant vi återgår till, det är snarare något helt nytt och obekant. Människor har vant sig vid att vara hemma, på gott och ont. Många älskar det och andra inte. Vi har under den här perioden lärt oss helt nya arbetsformer, tagit till oss ny teknik och hittat sätt att få arbetsliv och privatliv att samsas på ett nytt sätt. Dessa erfarenheter sätter helt nya villkor för arbetet efter pandemin. Synen på arbetsplatsen är förändrad i grunden.

Det nya normala – inte så normalt
Den förändring vi står inför är komplex, full av nya varianter och okända utfall. Ingen har gjort detta tidigare, inte i denna skala. Därför måste den här möjligheten mötas på ett sätt som delvis bryter mot linjära tankesätt. Lösningen kan inte baseras fullt ut på tidigare erfarenheter. Det populära begreppet ”det nya normala” blir då kanske missvisande och kan få oss att tro att det kommer att finnas ett normaltillstånd som ska gälla för de flesta av oss.

Ledningen har bestämt att…
Vi ser att beslut kring dessa frågor ofta fattas högt upp i organisationen. Det är begripligt utifrån arbetsmiljöansvar och behov av organisatorisk rättvisa samt den traditionella synen på ledningsansvar för svåra frågor. Ett stort problem är dock att besluten tenderar att bli kategoriska och något förenklade. Många fokuserar på hur många dagar man vill ha närvaro på kontoret och hur många dagar medarbetarna ska tillåtas arbeta hemifrån, kanske som en strävan att återfå kontroll snarare än vad som är bäst för verksamheten. Andra vill att en viss personalgrupp ska återgå till arbetsplatsen medan andra kan fortsätta att mer fritt välja plats och tid för sitt arbete. Detta leder i praktiken till en upplevelse av bestraffning då många visat att fler arbetsuppgifter än vi kanske trodde går utmärkt att bedriva på distans.

För att ta steget in i det nya behövs ett konstruktivt förhållningssätt som fokuserar på nya möjligheter:

Utnyttja erfarenheterna för att tänka nytt
Tiden kan äntligen vara kommen när vi inte längre mäter och värderar arbetet i form av närvaro på arbetsplatsen. För detta behöver vi bli mycket bättre på att förstå hur olika arbetsuppgifter löses på bästa sätt. Vilka arbetsuppgifter tjänar på fysiska möten och vilka tjänar på distansarbete? Gör behovsbaserade analyser av vilka effekter som enbart eller klart bättre kan uppnås med fysisk närvaro och vilka uppgifter som löses bäst oberoende av tid och plats. Ställ frågan: hur drar vi nytta av alla lärdomar vi gjort de senaste åren – och hur låter vi dessa i grunden utveckla vårt sätt att se på vårt arbete och vår arbetsplats.

Sociala möten på kontoret

Renodla sociala arbetsuppgifter för kontoret
Det finns uppenbara värden med att vara tillsammans på en arbetsplats. Viktiga relationer byggs genom informella samtal vid kaffemaskinen. Vi är duktiga på att avläsa känslor genom ansiktsuttryck och har därmed lättare att förstå hur kollegorna mår om vi träffas fysiskt. Detta tycks svårare att få till genom kameran. Renodla därför rent sociala arbetsuppgifter. Skapa möten och dagar som är helt fokuserade på att lära känna och stötta varandra för att därigenom bygga tillit. Även kreativ problemlösning och innovation tycks lösas bättre när vi är i samma rum.

Ledarskap genom -testa och se
Många pratar om hur ledarskapet behöver förändras för att möta de nya krav som kommer att ställas efter pandemin. Den situation vi varit i har med all önskvärd tydlighet visat att ledarskap behövs. Det behövdes före pandemin, det behövdes under pandemin och det kommer garanterat att behövas efter pandemin. Däremot tror vi inte att det är ett nytt ledarskap som behövs utan att det är samma grundläggande komponenter som varit och kommer att vara viktiga. En ledare behöver peka ut riktning, vara tydlig med förväntningar, följa upp och ge återkoppling samt visa omtanke om dem hen har omkring sig. Det som behövs extra mycket nu är att visa stark tilltro till individernas och gruppernas förmåga att hantera komplexitet genom en ”låt oss testa och se-approach”, och att söka möjligheter snarare än problemlösning. Detta kräver mod och ett bra teamarbete!

Experimentera, anpassa, testa
Se det kommande året som ett experiment. Involvera både ledare och medarbetare i processen att söka just er nya sköna värld. Gör tillsammans antaganden om arbetssätt och spelregler som ni tror fungerar för er. Lyft upp skillnader mellan olika yrkesgruppers villkor och förutsättningar i en öppen dialog. Sätt tydliga utvärderingskriterier för experimentet. Kör, utvärdera efter några månader, dra slutsatser, anpassa och testa igen.
Sträva inte efter rättvisa i form av att det blir lika för alla. Visa att rättvisan ligger i att beslut baseras på samma principer.
Våga lägga till medarbetarens preferenser som en legitim variabel tillsammans med kundernas och verksamhetens behov när ni ska ta beslut om vägen framåt. Se sökandet efter balansen mellan dessa tre behov som en väg mot ökad produktivitet och arbetstillfredsställelse.

Våga släpp kontrollen lite
Tänk nytt. Det vi lärt oss erbjuder så många nya möjligheter. Var inte rädd för att låta delar av organisationen göra på olika sätt och delegera beslut i dessa frågor långt ut i organisationen.
Vi gick från en värld där det inte alltid var ok att jobba på distans till en värld där det överhuvudtaget inte var tillåtet att jobba från kontoret. Nu går vi in i en period där alla varianter skulle kunna vara tillåtna. Spännande då att se vad var och en kommer att välja och vad dessa val baseras på. Släpp kontrollen lite. Vad är det värsta (eller bästa) som kan hända?

Mikal Björkström
Ola Rosenlind

Organisationskonsulter och författare till boken Förändringens Fem Fallgropar

Foton: Unsplash